Assistant/Assistante du consul général à Chicago

Secrétariat Chef de poste – Assistante ou assistant du Consul général de France à Chicago


Principales attributions et Compétences souhaitées

1- Secrétariat bilingue de direction

Gestion du courrier électronique et papier, filtrage téléphonique, prise de rendez-vous, réponses aux invitations, mise en page des discours

Notions de mise en page administrative, maitrise des outils bureautique (Word/Excel)
Maîtrise de l’anglais et du français parlé et écrit
Rigueur, sens de l’organisation et des priorités, bonne mémoire
Implication dans le suivi des activités du Consul général et des services du Consulat général,
Esprit d’équipe autonomie
Disponibilité, rigueur, discrétion

2 - Agenda et événementiel

- Gestion du calendrier et des contacts du Consul général, calendrier de suivi de l’occupation de la salle de conférence ;
- Préparation des déplacements du Consul général dans la circonscription (visite avec souvent plusieurs volets économique, politique, décoration d’anciens combattants et culturel) incluant réservations d’hôtel, recherches de billets d’avion, location de véhicules, recherche documentaires, éléments biographiques des personnalités rencontrées ;
- Préparation de dossiers pour les personnalités en visite à Chicago, participation à l’organisation logistique de ces déplacements ;
- Préparation des réunions de service hebdomadaire ;
- Participation à l’organisation des différents événements organisés par le Consulat général (innovation week, 14 juillet, à la Carte Chicago…).

Maitrise de l’outil Outlook calendrier et gestion des contacts, partage des cartes de visite ;
Esprit d’initiative et de proposition, anticipation.

3 - Gestion administrative et comptabilité

- Suivi des frais de représentation (établissement des demandes de remboursement) et de consommation de la « cave » ;
- Participation à l’organisation des réceptions, mise en page des menus, confection de chevalets ;
- Binôme comptabilité ;
- Binôme « archives » et « valise diplomatique ».
- Gestionnaire « ressources humaines » pour les congés et missions

Connaissance du Ministère des affaires étrangères et de son réseau
Faculté d’adaptation à de nouveaux logiciels et à un environnement professionnel de service public Aptitude à acquérir la maitrise de nouveaux logiciels
Bonne maîtrise du stress

4 -Protocole

En lien avec le Département d’Etat (Office of Foreign mission), suivi administratif des agents et des véhicules du consulat.

Connaissance de la spécificité des emplois d’un Consulat général (convention de Vienne du 24 avril 1963)
Connaissance de l’administration et des visas américains

Les candidats devront pouvoir légalement séjourner et travailler aux Etats-Unis (nationalité américaine, carte verte ou permis de travail en attente de carte verte).



Merci d’envoyer un CV et une lettre de motivation à l’adresse suivante :
quitterie.de-bernardi@diplomatie.gouv.fr au plus tard le 17 juin à 18h00

Le mail devra porter le titre suivant : recrutement assistant(e) du consul général

PDF - 235.4 ko
Fiche du poste
Assistant/Assistante du consul général à Chicago (PDF - 235.4 ko)

Dernière modification : 07/06/2018

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